Ci sono studi che parlano di quanto sia importante l’ordine in ufficio, nella scrivania e nell’archivio: lo spazio organizzato impatta sulla produttività in maniera positiva, supportando i professionisti nel mantenere la concentrazione e abbassando i livelli di stress.

Anche se oggi l’archivio digitale è sempre più diffuso il cartaceo non è ancora stato messo da parte e quindi si cercano soluzioni capaci di permetterne un utilizzo agevole. Vediamo insieme cosa c’è da sapere e come riuscire a raggiungere questo risultato.

Quanto tempo viene sprecato nel cercare

Se cerchi un documento e non lo trovi ti trovi a gestire due situazioni spiacevoli, o forse addirittura tre:

• – Ti innervosisci e dovrai occuparti del tuo stress;
• – Provochi un ritardo nelle attività e perderai tempo per individuare dove si trova ciò che serve davvero;
• – Fai una brutta figura con clienti e fornitori che restano bloccati per questa situazione.

La produttività in ufficio cala buttando minuti in queste attività e la disorganizzazione si paga, spesso anche con la perdita di clienti e potenziali consumatori che potrebbero giudicare negativamente questa situazione.

Un metodo semplice può cambiare tutto

Inventare un sistema complicato non è affatto necessario; gli esperti suggeriscono di adottare un criterio chiaro e condiviso da tutte le persone in ufficio accompagnandolo con strumenti fisici che lo sostengono.

Qualche esempio? Cartelle in ordine alfabetico, raccoglitori ben etichettati e separatori che aiutano a dividere per tipologia di pratica, cliente o anno aprendo un cassetto e trovando in pochi secondi ciò che si sta cercando. Insomma, con divisori e separatori sarà tutto più facile.

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L’ordine diventa un biglietto da visita

L’ambiente ordinato diventa il tuo biglietto da visita: clienti, fornitori e colleghi di altre sedi non ti giudicheranno più perché noteranno un ufficio funzionale e non caotico. Come avrai capito bastano pochi dettagli ma possono fare la differenza.

Piccole abitudini fanno la differenza

Non servono rivoluzioni per ottenere un beneficio, bastano poche regole come:

• – Posizionare ogni documento al suo posto a fine giornata o quando non serve più;
• – Etichettare con cura in modo leggibile e non rimandare dimenticandosene;
• – Ogni sera, prima di uscire dall’ufficio, tutto deve tornare negli appositi cassetti dell’archivio.

Per molti l’ordine potrebbe sembrare un’esagerazione ma quando si ha davvero bisogno di qualcosa il caos può creare non pochi disguidi. E poi dobbiamo ammettere che c’è soddisfazione nel sapere esattamente cosa si trova e dove: potrebbe avere un impatto positivo anche su altri colleghi.

Insomma, seppur non sia in grado di cambiare totalmente la giornata la rende più leggera e alla lunga sono queste piccole cose a fare la differenza. Prova a mettere in pratica questi consigli e vedrai alcuni benefici già nel breve periodo e altri nel lungo tanto da invogliarti a mantenere l’ufficio ordinato nel tempo.