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Trasferte aziendali: l’importanza della digitalizzazione per gestire le spese di viaggio

Perché è difficile tracciare i costi dei viaggi di lavoro. Come gestire le spese di viaggio in modo efficiente

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Calcoli, denaro, conti, spese

La gestione delle spese aziendali comporta non poche difficoltà, specialmente quando non si tratta di importi che si mantengono invariati di mese in mese, bensì che tendono ad oscillare a seconda del periodo.

Tra le voci che, di norma, appartengono alla seconda categoria, vi sono quelle relative ad eventi, riunioni ed attività che richiedono lo spostamento di uno o più dipendenti verso una località diversa dalla sede di lavoro. Ci riferiamo, in altre parole, alle trasferte e ai viaggi aziendali, dunque a tutti quei costi inerenti a trasporti pubblici e privati, pernottamenti, pranzi e cene al ristorante, ecc..

Da un lato, dopo lo stop forzato verificatosi nel biennio 2020/2021, oltre un terzo delle aziende sembra intenzionato a tornare ai ritmi tipici del periodo precedente allo scoppio della pandemia. Dall’altro, però, l’aumento del prezzo del carburante e, di conseguenza, di molti altri prodotti e servizi (dai mezzi di trasporto, come treno, pullman, aereo, taxi, ecc., ai generi alimentari) ha reso necessaria l’implementazione di nuove tecnologie per la pianificazione e il controllo delle spese di viaggio.

Perché è difficile tracciare i costi dei viaggi di lavoro

Tenere sotto stretta supervisione le uscite derivanti da viaggi e trasferte di lavoro risulta, ancora oggi, piuttosto complicato per tutte quelle imprese che non dispongono di strumenti adeguati.

I problemi più gravi dipendono, in primo luogo, dall’utilizzo del contante e, in successione, dall’abitudine di chiedere pagamenti anticipati agli stessi dipendenti, ai quali, per altro, spetta il compito di rendicontare le spese, per poter accedere ai rimborsi previsti dalle aziende.

Come si può intuire, un sistema del genere, oltre a rallentare la gestione delle risorse economiche, presenta anche svariate falle. Difatti, in assenza di parametri chiari e definiti, vi è il rischio che, procedendo in autonomia, i singoli dipendenti finiscano per spendere cifre maggiori rispetto a quelle preventivate. Tutti questi passaggi, inoltre, rendono lungo e complesso il tracciamento dei costi, aumentando il carico di lavoro per il reparto amministrativo ed esponendo l’impresa stessa ad eventuali frodi, appropriazioni indebite, controversie con impiegati e collaboratori, ecc.

Come gestire le spese di viaggio in modo efficiente

La soluzione più efficace, per far fronte ai problemi legati alla gestione delle spese aziendali – comprese quelle di viaggio – sta nell’impiego di un sistema digitale, innovativo e centralizzato.

La digitalizzazione, infatti, permette alle imprese di:

– Stabilire per tempo il budget da destinare ad ogni viaggio o trasferta.
– Calcolare in anticipo e con precisione l’ammontare dei costi.
– Controllare in tempo reale le uscite.
– Individuare facilmente le spese non conformi.
– Evitare metodi di pagamento diversi da quelli elettronici (e, quindi, non tracciabili).
– Applicare limiti di spesa alle card dei singoli dipendenti.
– Risparmiare grazie ad una migliore gestione delle risorse.
– Accedere ad eventuali sconti su carburante, biglietti aerei, ecc.

Possiamo, pertanto, intuire quanto risulti vantaggioso investire in tecnologie utili e nella formazione del personale addetto all’amministrazione. A fronte di una piccola spesa iniziale, infatti, l’azienda ottiene numerosi benefici sul lungo termine, in maniera tale da proiettarsi con efficienza verso il futuro.

Soldo: la soluzione digitale per ottimizzare le spese

Ad oggi è possibile gestire le spese di viaggio con Soldo: un sistema telematico che, attraverso una dashboard semplice ed intuitiva, permette di monitorare ogni dettaglio relativo alle finanze aziendali.

Soldo mette a disposizione anche card individuali, in versione fisica o virtuale, che si connettono alle app Google Pay e Apple Pay presenti sui dispositivi Android e iOS. In questo modo, il supervisore può scegliere, di volta in volta, se permettere o meno i pagamenti contactless, impostare limiti di spesa ed utilizzo, autorizzare o bloccare le transazioni e avere sempre tutti i dati sotto controllo.

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